Identyfikacja dokumentu za pomocą kodu kreskowego

Kody kreskowe mogą pełnić bardzo użyteczną rolę w procesie identyfikacji dokumentu papierowego. Podstawowym warunkiem automatyzacji tego procesu jest umieszczenie na dokumencie kodu zawierającego odpowiedni identyfikator. Zazwyczaj czynność ta odbywa się na jednym z poniższych etapów:

• Tworzenie dokumentu
  Podczas tworzenia dokumentu, w dowolnie wybranym miejscu umieszcza się ciąg informacji zamienianej na kod kreskowy za pomocą specjalnie dobranych czcionek.. Przykładem takich dokumentów są np. wstępnie zadrukowane blankiety przelewów bankowych identyfikujących płatnika i kwotę do zapłaty.
• Rejestracja dokumentu
  Podczas rejestrowania otrzymanego dokumentu możliwe jest wydrukowanie etykiety z kodem kreskowym zawierającym unikalny identyfikator z bazy danych. Po przyklejeniu etykiety na oryginale dokumentu papierowego możliwe jest późniejsze powiązanie obrazu tego dokumentu z atrybutami przypisanymi mu w bazie danych.

Niezależnie od tego, w jaki sposób kod kreskowy naniesiony został na dokumencie - jego późniejszy odczyt może znacząco przyspieszyć identyfikację i wprowadzenie dokumentu do dowolnego systemu archiwizacji lub zarządzania obiegiem dokumentów.

Odczyt wartości zapisanej za pomocą kodu kreskowego (barcode recognition) odbywa się najczęściej poprzez:

• Analizę obrazu dokumentu
  Na etapie skanowania możliwe jest przeanalizowanie obrazu dokumentu i wykrycie, czy zawiera on kod kreskowy o określonej strukturze. Dzięki temu - nawet skanując jednocześnie wiele różnych dokumentów - można automatycznie powiązać ich obrazy z atrybutami (indeksami) zapisanymi w bazie danych dowolnego systemu.
• Wykorzystanie skanera ręcznego
  Podczas przekazywania lub inwentaryzacji dokumentacji możliwe jest odczytanie kodu kreskowego za pomocą skanera ręcznego. Możliwe jest wówczas szybkie zweryfikowanie kompletności posiadanych dokumentów lub automatyczne odnotowanie faktu wypożyczenia, przekazania lub zwrotu dokumentu papierowego - bez konieczności prowadzenia oddzielnej ewidencji papierowej.

Zastosowanie kodów kreskowych znacznie usprawnia identyfikację oryginałów lub obrazów dokumentów papierowych. Dodatkową zaletą takich rozwiązań jest praktyczne wyeliminowanie pomyłek podczas zarządzania dokumentem w dowolnej formie.