Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow)

Przekształcenie dokumentów papierowych do postaci elektronicznej pozwala na stworzenie jednolitych mechanizmów składowania, wyszukiwania i przesyłania wszelkich informacji. Systemy zarządzania obiegiem dokumentów (Workflow) pozwalają na dostarczenie ich elektronicznej wersji do właściwych osób - zgodnie z wytyczoną wcześniej ścieżką.

Podstawowe zalety takiego rozwiązania to:

• Możliwość natychmiastowego powiadomienia zainteresowanych osób o pojawieniu się nowego dokumentu i przesłanie jego obrazu do komórki organizacyjnej odpowiedniej dla danego typu dokumentu,
• Możliwość śledzenia ścieżki dokumentu i monitorowania poszczególnych etapów procesu, z którym jest on związany. Dokument w systemie Workflow nadzorowany jest praktycznie od momentu zarejestrowania do momentu zakończenia danej sprawy.
• Możliwość równoczesnego przetwarzania informacji zawartych w dokumencie przez kilka jednostek organizacyjnych - bez konieczności kopiowania,

Typowe zastosowania systemów zarządzania obiegiem dokumentów związane są głównie z obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej.